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疫情防控期间审核安排


疫情防控期间,XJY认证审核工作安排的调整说明
尊敬的客户:
    感谢贵公司多年来对北京新纪源认证有限公司(简称XJY)的支持与厚爱!
  在新型冠状病毒引发的肺炎疫情发展的特殊时期,为更好地防控疫情、减少人员聚集并阻断疫情传播,更好地保障人民群众生命和身体健康,根据市监认证〔2020〕9号《市场监管总局办公厅关于在新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间实施好质量认证相关工作的通知》、认可委(秘)〔2020〕10号《关于近期认证机构认可评审工作安排的通知》和认可委(秘)〔2020〕16号《关于在新冠肺炎疫情防控期间认可工作安排的通知》要求,XJY将上述文件和IAF ID3:2011《受突发事件或情况影响的认可机构、认证机构和获证组织的管理》要求对此期间的审核工作实施相应的调整。
  结合 XJY认证工作的实际情况,现就近期认证审核工作安排的调整说明如下:
1. 复工安排
       根据国务院延长春节假期通知和北京市人民政府关于在新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控期间本市企业灵活安排工作的通知要求,XJY自2月3日起恢复工作,采取网络办公形式办公。2月24日起全面复工。如遇特殊情况另行调整。对于在湖北等疫情较严重地区的获证企业,在当地政府规定复工前采取网络办公形式办公,复工时间根据疫情控制情况及国家规定另行通知。
2.认证审核工作安排
2.1 自2月3日起,XJY已正常受理认证申请、咨询解释、沟通整改、文件审核、疫情发生前审核项目的认证决定、证书颁发。
2.2 自2月24日开始,恢复正常现场审核安排。疫情较严重地区的审核项目,根据当地政府规定的复工时间再行安排现场审核。
2.3 湖北以外地区的审核项目,2月29日前,原则上只安排本省内审核员实施现场审核,不跨省安排审核员。2月29日及以后,视疫情控制情况来决定是否跨省安排审核员。
2.4 涉及本次疫情期间保障城市运行必需、疫情防控必需、群众生活必需、以及其它涉及国际民生的相关企业,如果有审核要求,我们在满足国家规定的前提下优先满足。
2.5 待国家发布解除疫情防控通知后,所有获证组织将按照其原审核方案的结果进行认证保持所需的监督、再认证和暂停恢复审核安排。
2.6 在疫情解除全面恢复正常审核工作前,对认证证书状态造成影响的,公司将按照IAF ID3:2011《影响认可机构,合格评定机构和获证组织的突发事件或情况的管理》相关规定制定工作要求,实施获证组织体系运行情况调查(见附件)、评估,并暂缓办理获证组织的暂停和撤销手续工作。对于具备实施信息和通信技术(简称:ICT)审核条件的监督、再认证活动,可按照CNAS-CC14:2019的要求实施远程审核,待疫情解除后对相关结果予以评价确认或安排补充审核,并在疫情结束之后实施现场审核中,适当增加审核时间,以验证企业管理体系的符合性和运行有效性。
2.6.1 湖北地区:2月份涉及到暂停、暂停到期、再认证到期的客户,暂缓办理此类客户的证书变更。
2.6.2 其他地区:湖北以外地区,将根据其原认证方案所处的审核周期,进行体系运行证据的收集和评估,并由审核组对以上信息实施文件审核以确认获证组织的体系运行的基本有效性后,对其注册资格予以一定期限(原则上3个月)的延期。对于超过此期限仍无法实施现场审核的,将予以暂停/撤销;对于再认证项目,现场审核安排不能晚于认证有效期到期后6个月。
2.7 疫情期间审核关注点:现场审核应重点关注此次疫情防控情况,结合认证领域和专业特点进行策划和实施审核。
     在疫情时期,如您有任何问题,请随时与XJY各分支机构或者与总部市场部、审核部联系。感谢您们的配合与支持!
市场部联系方式:
电话:010-84724911
联系人:杨钊 13011009001
        韩笑 13911174164
 
审核部联系方式:
电话:010-84727005
联系人:卢宁 18710096021
        易帆 17600807158
 
附件:《疫情期间获证组织体系运行情况调查表》
 
 
 
                                                      北京新纪源认证有限公司                                                                         2020年2月17日
 

附件     疫情期间获证组织体系运行情况调查表
 
客户名称  
地址  
联络人及联络方式  
获证体系  
审核性质  
原计划时间  
若获证客户暂时无法接受认证机构实施现场审核,需填写如下内容:
  1. 贵公司是否为受到政府部门疫情重点监控的生产和办公场所?
是□  否□
  1. 贵公司预计何时可以恢复正常生产运营?
 
 
  1. 贵公司是否需要使用替代场所进行生产或者服务,如果需要,这些场所是否覆盖在现有证书中,或者需要认证覆盖该场所?(如果选择是,请详细说明)
是□  否□
 
 
 
  1. 贵公司如未能正常生产,现有的库存是否仍符合客户要求或者将得到认证?(如果选择是,请详细说明)
是□  否□
 
 
 
  1. 贵公司是否有相关的灾难恢复或者应急预案,组织是否实施了这些预案?(仅限OHSMS或ISMS)(如选择是,请详细说明)
是□  否□
 
 
 
  1. 贵公司是否有部分过程、产品、服务外包,如果有,获证组织如何控制这些组织的活动?(如果选择是,请详细说明)
是□  否□
 
 
 
  1. 贵公司管理体系的运行是否受到了一定程度的影响?获证组织是否进行了影响评估?(如选择是,请详细说明,并注明影响程度)
是□  否□
 
 
 
  1. 是否在疫情期间收到政府部门的例行检查,如特种设备使用检查,安全体系检查,地方市场监管部门对质量管理体系运行有效性的抽查等?(如选择是,请详细说明)
是□  否□
 
 
 
  1. 是否因自身原因采取早于政府部门规定的复工时间?(如选择是,是否建立提前复工报备制度,并提供相关部门的批准文书)
是□  否□
 
 
调查人(签字): 调查日期:
以下部分有认证机构填写:
认证机构可能暂时无法对获证组织实施现场审核,需基于以上收集的信息,做出如下评估结果:
□不受影响,包括监督审核或再认证现场审核可在允许的延长期内实施
 
□风险角度,可以采取替代的短期评估方法,实施非现场查看相关文件,包含但不限于查看管理评审记录、纠正措施记录、内审记录、测试/检测报告等
 
□需要重新策划并实施认证方案(重新实施监督或再认证活动)
 
其他:
 
 
评估人(签字): 评估日期:
注:本调查表仅适用于管理体系认证